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資料庫

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吳正己
2000年12月
教育大辭書

名詞解釋:  資料庫是指一群相關資料的集合體,以電腦可存取的方式(如磁碟或磁帶)將資料加以組織,供人們查詢參考之用。一個資料庫可以是一個電子版的電話簿、圖書館的目錄卡片、公司的存貨資料、或者是學校中學生的資料,只要是任何資料的集合體,都可以構成一個資料庫。   資料庫為何比傳統資料儲存的方式為佳呢?應用電腦的技術,資料庫提供了下列的優點:   1.可以儲存大量的資料:一本百科全書,可以全部儲存在一個光碟片中;甚占空間的圖書館目錄卡片,也可存入一個小磁碟當中。   2.資訊的存取更快速且具彈性:以圖書館資料庫系統為例,輸入作者姓名,可以得到該作者的所有著作。輸入某些關鍵字,如「資料庫」,所有有關資料庫的圖書都會列出,而我們可進一步的在螢幕上查看某一本書的相關資料:出版日期、頁數、摘要、及在何處可以找到該圖書。   3.資訊的組織更為容易:圖書館的目錄卡片資料常分為書名卡、作者卡及分類卡數種不同類別的卡片資料,而資料庫則不需有此區分,使用者可以任意決定以何種方式查尋圖書,並不會增加組織資料的負荷。   4.資訊的傳播更為容易:資料的查詢應用較以往更為方便,透過網路,資料庫為更多的人提供資訊服務。郵寄廣告服務公司,也利用資料庫,配合其他應用軟體,印製郵寄信函等。   一個資料庫通常由一個或數個電腦檔案(file)所組成。如圖書館資料庫可能包括一般圖書檔案、期刊檔案及視聽媒體檔案等。一個檔案則由一群相關的資料所組成,每筆資料稱為一筆紀錄(record),如圖書檔案中,每一本書的資料即構成一筆紀錄。一筆紀錄又由許多的欄位(field)所組成,這是資料庫中最基本的單位;如一本書的作者、書名、出版日期及摘要等,都分別各占一個欄位。一般而言,資料庫查詢時,即以欄位為最基本的索引資料。   資料庫軟體的操作功能,除了上述藉由各個欄位的定義建立資料庫外,其最重要的功能為查詢。如以「書名=教育大辭書」來查詢有關本書的資料;或以「關鍵字=資料庫且出版年>1990」來找出所有一九九○年後出版的與資料庫相關的書籍。此外,資料庫軟體尚提供資料的排序功能,如依出版日期先後列出所有圖書;以及其他列印報表、印製標籤及信函等功能。

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