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全宗

詠仁
1995年12月
圖書館學與資訊科學大辭典

名詞解釋:

  全宗是一個機關、企業、事業、團體、組織或個人(一般指社會名人)在社會活動中形成的,彼此具有歷史聯繫或邏輯聯繫的檔案文件綜合體。全宗作為檔案學術語,源於法文Fonds,其原意為基金、儲量,轉意為庫藏。1841年4月24日法國內政部發布的「各省和各地區檔案整理和分類基本條例」中首次提出以全宗為檔案館內檔案分類的原則,即尊重全宗原則。由於全宗原則符合檔案的形成規律和特點,因而為各國檔案界所接受,全宗亦逐漸成為國際範圍內檔案學通用的術語。但有的國家不用全宗概念,如美國的「文件組合」、英國的「檔案組合」等,其含義與全宗概念大同小異。在中國,歷史習慣上將相關事件的一組文件稱為卷宗,全宗的字面意義就是全部卷宗,即全部文件材料。1955年以前檔案界在引進全宗概念時會使用過「檔案群」、「芬特」(俄文的譯音)等詞語,以後則改稱全宗。

  產生全宗的單位稱為全宗構成者,或稱立檔單位。一般認為構成立檔單位的條件是:(1)可以獨立行使職權並能主要以自已的名義單獨對外行文;(2)是一個會計單位或經濟核算單位,自己可以編造預算或財務計畫;(3)設有管理人事的機構或人員,並有一定的人事任免權。但科技檔案的全宗構成者的條件則是一項獨立的科技活動,如一個科研項目,一項工程、一種產品的設計、製造等。

  全宗可分為兩類:一是機關檔案全宗,包括該機關各種門類的檔案、各種記錄方式、各種載體和文種形式的內部文件及收發文件;二是科技檔案全宗,即包括某一項科技活動的全部文件材料(含音像材料)。全宗的形式亦可分為兩類:一是以歷史聯繫為基礎的全宗,主要有機關檔案全宗、聯合檔案全宗及人物全宗;二是以邏輯聯繫為基礎的全宗,主要有檔案匯集、科技檔案綜合體及其他載體的檔案綜合體。

  全宗是檔案館對檔案進行整理分類。編目和日常管理以及國家對檔案進行統計監督的基本單位。一個全宗應標明文檔單位的名稱,並編立一個全宗號。同一個全宗的檔案不得分散,不同全宗的檔案不可混雜,這就是檔案管理中全宗不可分散的原則。

  所謂全宗卷,是指檔案館在管理某一個全宗過程中形成的,記載該全宗歷史狀況的專門案卷。其內容成分包括:移交該全宗檔案的文據;立檔單位及全宗歷史的考證與說明;全宗檔案整理方案;全宗內檔案數量和狀況的登記表冊;檔案鑑定報告及銷毀清冊;簡明的全宗指南和重要的利用統計材料等。

  全宗卷不是全宗的組成部分,而是全宗的檔案。其作用是:為掌握全宗的基本情況,便於管理和利用提供依據。在一個檔案館內,各全宗卷宜集中單獨保存。

全宗

進行詞彙精確檢索結果
出處/學術領域 英文詞彙 中文詞彙
全宗 進行詞彙精確檢索結果
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學術名詞
圖書館學與資訊科學名詞
全宗 fonds
學術名詞
圖書館學與資訊科學名詞
全宗 record group

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