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圖書館預算

Library Budget

莊道明
1995年12月
圖書館學與資訊科學大辭典

名詞解釋:  圖書館預算是圖書館針對未來一定時間內,所有經營服務與活動計畫,所預先擬定之各種目標、政策、策略與方案,而以數量方式(通常是經費)具體表示出來稱之。預算編列是機構為達成其設立目標,不可或缺的工具,因此任何機構為求發展,必須從預算著手,妥善規畫未來,掌握資源以開創有利的局面。   圖書館預算的編列,可發揮以下經營管理的功能:   (一)規畫功能(Planning Function):預算編列有助於圖書館達成目標的途徑,並利用有效的資源做出最佳的規畫配置。預算以貨幣數字表示,可使圖書館的目標更明確且具體。   (二)溝通與協調功能(Communicating and Coordinating Function):預算編制是以圖書館整體的立場,對各部門預算方案作綜合性的溝通與協調,從而決定圖書館整體的預算與目標。因此,圖書館館長在預算編制時,必須與館內高級主管就圖書館未來發展溝通意見,協調出共識後,依此著手編制預算。   (三)激勵功能(Motivating Function):預算是由各部門人員參與編列出來,因此各項預算標準較為合理可行,間接可激勵員工自動自發努力達成目標,發揮激勵的作用。   (四)控制功能(Controlling Function):圖書館預算列出資金需求估算,並說明理由。經過核可後,一切開支之限度便確立。預算年度結束後,便可以依照實際支出與預算額度相比較,藉以衡量工作績效,同時可作為下一年度編列預算的參考。   圖書館預算編列應注意以下的原則:   (一)預算編列應由下而上:預算內容往往與資本及經常開支有關,為能確實達到預算的控制功能,預算的內容要越切合實際狀況越好。因此,預算的編制應由組織的基層人員一層層編訂上來,再透過各主管的溝通協調功能,決定整體預算的結構。   (二)預算制度必須得到高階主管的支持:圖書館館長必須就圖書館預算內容與上層主管溝通,使之充分了解,以能全力支持預算的內容及制度的實行。   (三)必須配合機關的會計制度:預算離不開資金的編列,資金的動支與所屬機關的會計制度息息相關。因此,圖書館預算編訂時,必須配合會計制度,以能編訂出符合會計規格的預算。   (四)必須有健全的組織結構,職權明確畫分:預算編列與各部門的服務計畫密不可分,預算的確立象徵資源的取得及控制各部門作業的工具。因此,建全的組織結構與權責,才可衡量績效與分析差異,也才不會混亂預算制度。   (五)預算編列必須有彈性,以適應動態的環境:預算雖是按原計畫來編列,但並非一成不變的僵化方案。要隨環境及目標之實際變化機動調整,所以在預算編列時,應該畫量寬列,以保持適當的彈性。   (六)預算的編訂重視人性面,鼓勵每位館員的參與:預算由人來編訂亦由人來執行,鼓勵每位館員參與制訂預算,經過主管的支持及接受後,相對也激勵每位館員對計畫的執行。   圖書館預算是圖書館對未來計畫規畫的一部分,編訂一分切合需要的圖書館預算,必須經過一段時間經驗的累積。因此,圖書館在每個預算年度結來後,必須就當年度預算執行結果予以檢討,找出優缺點,以作為下一年度預算編列的參考。

圖書館預算

Library Budget

Library Budget 進行詞彙精確檢索結果
出處/學術領域 英文詞彙 中文詞彙
學術名詞
圖書館學與資訊科學名詞
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