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大學檔案館

university archives

林巧敏
2012年10月
圖書館學與資訊科學大辭典

名詞解釋:


大學檔案館是典藏與管理大學院校所產生之各種檔案與記錄的機構。美國檔案人員學會(The Society of American Archivists,簡稱SAA)對於大學檔案館的定義為:「大學檔案館是保存大學記憶的場所,其資料來源為校內產生之各種形式媒體資源,主要功能為負責大學檔案的徵集與鑑定,並維護檔案的永續保存價值,是記錄學校發展過程的機構。」由於各校設置層級與功能重點略有不同,大學檔案館名稱亦有以「校史館」、「校史室」或「大學校史檔案館」稱之。

大學檔案館主要的職掌在於庋藏校務檔案與所有校史發展記錄,並提供校務行政諮詢、校史教學與研究使用,所扮演的角色包括:(1)鑑定、蒐集、組織、編目、保存大學的歷史、財務、行政方面的文件記錄並提供使用;(2)提供適足的設備以保存並維護大學的歷史紀錄;(3)進行校史資料的資訊服務,協助校務的發展;(4)提供師生學術研究所需的校史資料,並促進校史資源廣泛利用;(5)激發師生對於大學起源、成立目的與發展目標的認知,加強師生對於校務發展的瞭解;(6)對於大學歷史檔案資源提供有效的管理。

大學檔案館的館藏範圍廣泛,凡與記錄校史發展相關之文字與非文字記錄均為館藏範圍,通常可包括下列資訊類型與來源:(1)校史文物:如校旗、重要競賽的獎盃、校園模型、外賓贈品、具歷史紀念性教學用品儀器及器材等;(2)公文類:具有史料價值之非現行公文書,經鑑定具永久保存價值,移轉成為校史檔案;(3)公務性質的出版品:如行事曆、課程時間表、概況、簡介、預算決算報告、重要會議記錄等;(4)記錄大學史事的一般出版品:如紀念刊、特刊、畢業紀念冊等;(5)校內各系所院、單位及社團具代表性出版品:如校訊、學會會訊、學術期刊創刊號、紀念品、研發商品等;(6)師生課外或校園具特殊意義之活動紀錄:如特別活動、學術活動、名人來訪之相片、圖片、影片、錄音帶、錄影帶、實物等;(7)校內建築物的資料:如設計圖、模型、籌備、破土、施工、落成啟用情形、舊建築物的修復記錄;(8)刊載學校相關之重要報導:如報紙、雜誌等媒體記錄;(9)會議資料:學校校務、行政管理單位之會議議程、會議記錄及會議文件等;(10)個人文物:傑出師生、校友之個人手稿或文物;(11)其他校內單位有關重大史事資料;

大學檔案館的組織隸屬,有獨立成為大學一級單位者,也有隸屬於大學圖書館或大學秘書室成為校內二級單位者。歐美各大學檔案館多隸屬於圖書館,部分經營較具規模者,則發展為校內一級單位,臺灣現階段大學檔案館多隸屬於秘書室。隸屬於圖書館者因衡酌典藏環境與管理專業背景相似,可統整運用經費與資源;隸屬於秘書單位者,係著眼於運用校史檔案資料有助於經營對外之公共關係。

大學檔案館是一所大學的歷史記憶典藏所,藉由豐富館藏的建立與展示推廣的活動,可促進該校師生瞭解並緬懷學校。

參考資料:

黃亭穎(2002)。我國大學檔案館設置可行性之研究。未出版之碩士論文。國立政治大學圖書資訊與檔案學研究所,臺北市。

The Society of American Archivist (1979). Guidelines for College and University Archives. Chicago: The Society of American Archivist.

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出處/學術領域 英文詞彙 中文詞彙
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