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清理

disposition

林秋燕
2012年10月
圖書館學與資訊科學大辭典

名詞解釋:

  檔案依性質及價值區分為定期保存與永久保存,清理(處置)係指以檔案目錄逐案核對,依規定程序將逾保存年限之定期保存檔案進行銷毀或將已屆移轉年限之永久保存檔案辦理移轉之行動。
  先進國家大都將檔案清理最終決定權限,交付檔案主管機關執行,結合檔案主管機關頒定之檔案通用保存期限表,事先審核各機關檔案保存年限表及檔案清查與價值鑑定結果等配套授權措施,以提昇各機關檔案清理效能。
  我國亦復如此,依據檔案法令規定,各機關定期保存檔案銷毀前,須製作檔案銷毀目錄送請相關業務單位審酌後,除須予延長保存期限者外,檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄須送請檔案管理局審核同意後,方能辦理實體檔案銷毀;永久保存檔案於屆滿25年後,應辦理保存價值鑑定,並編製檔案移轉目錄送請檔案管理局審核或鑑定後,再依鑑選結果,將檔案移轉至檔案管理局。目前,我國在機關共通性檔案保存年限基準及各機關檔案保存年限區分表中列有「清理處置」項,區分為「列為國家檔案」、「機關永久保存」、「依規定程序銷毀」或「屆期後鑑定」之選項,以作為機關進行清理之依據。

參考資料:

Richard Pearce-Moses (2005). A Glossary of Archival and Records Terminology. Retrieved November 21, 2011, from http://www.archivists.org/glossary/term_details.asp?DefinitionKey=257.
U.S. National Archives and Records Administration (n.d.). Frequently asked questions about records scheduling and disposition. Retrieved November 21, 2011, from http://www.archives.gov/records-mgmt/faqs/scheduling.html#disposition.

清理

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